Ambassade et Consulats de Belgique en Allemagne
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FAQ questions les plus fréquemment posées

  1. Qui peut déposer un dossier de Prise en Charge à l’Ambassade de Belgique à Berlin ?
  2. Qui peut légaliser l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) en Allemagne?
  3. Pourquoi envoyer un dossier de prise en charge par recommandé ?
  4. Pourquoi ne puis-je pas téléphoner pour m’enquérir auprès de vos services du statut de mon/mes dossier(s) ?
  5. Quels moyens de communication puis-je utiliser ?
  6. Dois-je adresser mon courrier à une personne en particulier et/ou à un département de l’Ambassade?
  7. Que se passe-t-il lorsque mon dossier est incomplet ?
  8. Puis-je envoyer un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) par mail /fax?
  9. Puis-je changer le contenu ou le contenant de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) ?
  10. Que faire si j’ai oublié d’écrire à la main « lu et approuvé » ?
  11. Que faire si j’ai oublié d’envoyer certains documents du dossier ?
  12. Qu’est-ce qu’une légalisation ?
  13. Que signifie le sceau « solvabilité suffisante » et est-il indispensable ?
  14. Puis-je modifier un  Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) déjà légalisé ?
  15. Que faire avec l’original de l’Engagement de Prise en Charge(Annexe 32)  légalisé ?
  16. Est-ce que plusieurs personnes peuvent se porter garantes pour un seul étudiant ?
  17. Quels sont les revenus minimums pour pouvoir déposer un dossier de prise en charge ?
  18. Puis-je être garant/e pour plusieurs personnes ?
  19. Puis-je envoyer plusieurs  Engagements de Prise en Charge (Annexe 32) dans un dossier ?
  20. Pourquoi l’étudiant(e) a-t-il/elle besoin de refaire un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) lorsqu’il/elle change d’Institut ou lorsqu’il/elle doit renouveler son permis de séjour en Belgique ?
  21. Comment puis-je faire annuler une Prise en Charge ?
  22. Comment puis-je m’informer en tant que garant(e) sur le dossier de Visa de l’étudiant(e) que je prends en charge ?
  23. Mon contrat de travail couvre la période de la prise en charge mais la validité de mon permis de séjour ne couvre pas cette période. Que faire ?
  24. Mon contrat de travail et mon permis de séjour couvrent la période de la prise en charge mais la validité de mon passeport national  ne couvre pas cette période. Que faire ?
  25. Mon contrat de travail couvre la période de la prise en charge mais la validité de ma carte d’identité/passeport allemand  ne couvre pas cette période . Que faire ?
  26. Je suis encore en période d’essais . Que faire ?
  27. Les consuls honoraires sont-ils habilités à légaliser un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) en Allemagne?
  28. Puis-je recevoir une Copie scan de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) une fois légalisé ?
  29. Quelle est la durée de validité de la légalisation ?
  30. Combien de temps suis-je responsable pour l’étudiant(e) que je prends en charge ?
  31. Est-ce que l’étudiant(e) peut avoir différent(e)s Garant(e)s tout au long de ses études ?
  32. L’original de la prise en charge légalisé  a été perdu par un service postal quand je l’ai envoyé à l’étudiant(e). Que faire ?

 

1)Qui peut déposer un dossier de Prise en Charge à l’Ambassade de Belgique à Berlin ?

Toute  personne physique remplissant les conditions décrites sur notre site internet. Il lui faudra remettre un dossier d’Engagement de Prise en Charge dûment complété et signé au consulat belge compétent pour le lieu de sa résidence, donc Berlin. 

 

2)Qui peut légaliser l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) en Allemagne?

Comme stipulé sous le point (3) de l’Annexe 32,  seul un représentant diplomatique ou consulaire belge travaillant à l’Ambassade de Belgique à Berlin.

 

3)Pourquoi envoyer un dossier de prise en charge par recommandé ?

Un envoi par recommandé vous permet de tracer grâce au numéro attribué par la « Deutsche Post », le pli et vous pouvez ainsi vous assurer que le dossier est arrivé à bonne destination :

Ambassade de Belgique
Jägerstrasse 52-53
10117 Berlin

 

4)Pourquoi ne puis-je pas téléphoner pour m’enquérir auprès de vos services du statut de mon/mes dossier(s) ?

Le flux de demandes étant très conséquent, chaque communication téléphonique altère l’efficacité du traitement des dossiers en cours. Tous les dossiers sont considérés comme urgents et sont traités par ordre chronologique.

Le délai de traitement à partir de la réception de votre dossier en nos services peut prendre jusqu’à 6 semaines ouvrables.

https://germany.diplomatie.belgium.be/fr/information-consulaire/prise-en-charge

 

5)Quels moyens de communication puis-je utiliser ?

Vous pouvez contacter nos services par courriel à l’adresse suivante :  berlin@diplobel.fed.be.

Toute question concernant l’état d’avancement du dossier ne sera pas prise en considération.

Ne permettez pas non plus à l’étudiant(e) (et autres proches) pour lequel/laquelle vous vous portez garant(e) de prendre contact avec nos services, nous ne communiquons qu’avec vous,  le/la  garant/e.

 

6)Dois-je adresser mon courrier à une personne en particulier et/ou à un département de l’Ambassade?

Non, l’Ambassade a un système central de poste pour tout le courrier qui est ensuite distribué dans les différents services.

 

7)Que se passe-t-il lorsque mon dossier est incomplet ?

Le/la responsable du service prendra contact avec vous par courrier/mail/téléphone et vous demandera de lui fournir le/s document/s manquant/s. Vous pourrez envoyer le/s document/s par mail SAUF s’il s’agit de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32).

 

8)Puis-je envoyer un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) par mail /fax?

Non,  car l’Annexe 32 est le document officiel sur lequel la légalisation sera apposée pour authentifier la signature du/de la garant(e). Donc une légalisation sur photocopie n’est pas possible.

 

9)Puis-je changer le contenu ou le contenant de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) ?

Non, vous ne pouvez ni changer le texte donc le contenu et ni la forme originale donc le contenant. Ce document est officialisé sous la forme présentée sur notre page internet.

 

10)Que faire si j’ai oublié d’écrire à la main « lu et approuvé » ?

Il vous faudra l’écrire après réception du document légalisé. Ne pas écrire cette mention met en péril la validité du contenu de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) 

 

11)Que faire si j’ai oublié d’envoyer certains documents du dossier ?

Vous pouvez les envoyer par mail à berlin@diplobel.fed.be ou par poste en signalant que cela concerne un complément de dossier (envoyé le …/…/…) SAUF s’il s’agit de l’Engagement de Prise en Charge Annexe 32, ce dernier doit toujours être envoyé en original par poste.

 

12)Qu’est-ce qu’une légalisation ?

La légalisation est l’authentification de la signature du Garant. Cela ne concerne en rien le contenu de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32).

En cas de doute raisonnable concernant l’authenticité de la signature, vous serez tenu de vous présenter en personne à l’Ambassade de Belgique à Berlin, pour vous légitimer et signer devant un représentant du Consulat.

 

13)Que signifie le sceau « solvabilité suffisante » et est-il indispensable ?

Nous  vérifions la solvabilité de la/du garant(e) par rapport aux critères de l’Office des Etrangers de Belgique.

Le/la garant(e) doit avoir des ressources suffisantes pour faire face aux frais de soins de santé, de séjour, d’études et de rapatriement d’un étudiant durant la période mentionnée et prouve par ce biais sa solvabilité suffisante.

Le sceau est donc indispensable car si  la mention «solvabilité suffisante» n’est pas apposée cela signifie que le garant ne réunit pas les conditions financières nécessaires comme décrites plus haut.

 

14)Puis-je modifier un  Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) déjà légalisé ?

Non, en aucun cas.

Une fois légalisé, ce document ne peut plus subir aucun changement.

Si vous constatez une erreur (adresse, nom, date…..) vous devrez envoyer un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) avec les modifications, accompagné d’une lettre explicative ainsi que l’original du premier Engagement légalisé.

Il vous faudra bien sûr joindre la preuve de paiement de 25€ pour les nouveaux frais administratifs.

Seuls  les rajouts suivants sont tolérés à vos risques et périls :

- la mention manuscrite « Lu et approuvé »

- l’adresse complète de l’établissement d’études

 

15)Que faire avec l’original de l’Engagement de Prise en Charge

(Annexe 32)  légalisé ?

Si l’étudiant(e) réside à l’étranger :

Le/la garant(e) transmet l’original de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32)  légalisé  à l'étudiant(e). Ce/cette  dernier/ère introduit sa demande de visa au Consulat belge du pays où il/elle réside en y ajoutant l’original de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) légalisé .

Si l’étudiant(e) réside déjà en Belgique :

Le/la garant(e) transmet l’original de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32)  légalisé  à l'étudiant(e), ce/cette  dernier/ère l’introduit auprès de sa commune d’inscription.

 

16)Est-ce que plusieurs personnes peuvent se porter garantes pour un seul étudiant ?

Non, une seule personne physique se porte garant(e) pour une/ ou plusieurs personne(s) physiques.

La personne qui signera l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) sera considérée comme étant le /la garant(e) et seules ses ressources mensuelles seront prises en considération.

 Autrement dit, les ressources de son/sa conjoint(e)/de son/sa  partenaire ne sont pas cumulables.

 

17)Quels sont les revenus minimums pour pouvoir déposer un dossier de prise en charge ?

Au 1er Janvier 2018, le montant des revenus minimum s’élevait à  1.844,27€ net par mois c’est-à-dire 1.190,27€ pour vos propres besoins et 654€ pour l’étudiant.

Toutes personnes mentionnées sur la même preuve de résidence « Meldebescheinigung » seront considérées comme faisant partie du foyer et donc à charge. Un montant de 150€  par personne sera additionné au 1.844,27€ net.

Exemple : Garant(e)incluant l’étudiant(e) + conjoint(e)+ 1 enfant = 1.844,27€ +150€+150€

= 2.144,27€ net par mois1

Sauf si ce(tte) conjoint(e)/ ce(tte)  partenaire a des ressources propres, il/elle n’est pas considéré comme étant à charge du/de la garant(e). Il en va de même pour l’enfant/les enfants, les allocations familiales « Kindergeld » seront considérées comme des ressources propres à  l’enfant/aux enfants.

1 Nous déclinons toutes responsabilités concernant l’exactitude des montants mentionnés. Tenez–vous informé de la dernière indexation en consultant  régulièrement IBZ https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/FR/Guidedesprocedures/Pages/L_engagement_de_prise_en_charge_Annexe32.aspx

 

18)Puis-je être garant/e pour plusieurs personnes ?

Oui, vous pouvez vous porter garant(e) pour plusieurs personnes suivant vos revenus nets par mois. Pour chaque prise en charge supplémentaire un montant approximatif1 de 654€ sera nécessaire.

Exemple : Garant(e) incluant l’étudiant(e)+ 2ième étudiant(e) + 3ième étudiant(e)

1.844,27€ +654€+654€ = 3.152,27€ net par mois1

Il est important de souligner que les Prises en Charge antérieures feront parties du décompte si vous vous êtes engagé(e) pour toute la durée des études envers un(e) étudiant(e)/ des étudiant(e)s, les années précédentes.

1 Nous déclinons toutes responsabilités concernant l’exactitude des montants mentionnés. Tenez–vous informé de la dernière indexation en consultant  régulièrement IBZ https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/FR/Guidedesprocedures/Pages/L_engagement_de_prise_en_charge_Annexe32.aspx

 

19)Puis-je envoyer plusieurs  Engagements de Prise en Charge (Annexe 32) dans un dossier ?

Non, il vous faudra déposer un dossier complet pour chaque Engagement de Prise en Charge.

 

20)Pourquoi l’étudiant(e) a-t-il/elle besoin de refaire un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) lorsqu’il/elle change d’Institut ou lorsqu’il/elle doit renouveler son permis de séjour en Belgique ?

Le nom et l’adresse de l’institut que l’étudiant(e) va fréquenter/fréquentait est notifié sur la Prise en Charge qui lui permettra/permit l’obtention d’un visa.

Lors de son inscription dans les registres de population en Belgique le nom de l’institut écrit sur l’Annexe 32 devra correspondre au nom de l’institut sur la preuve d’inscription

Si l’étudiant(e) change d’institut il faudra donc refaire une Prise en Charge.

Il en est de même pour le renouvellement de son permis de séjour en Belgique qui se fera sur base d’une Prise en Charge et preuve d’inscription ou de fréquentation à l’institut mentionné sur l’Annexe 32

Il doit toujours y avoir concordance entre l’Annexe 32 et l’institut fréquenté.

 

21)Comment puis-je faire annuler une Prise en Charge ?

Une fois la légalisation faite, il n’y a pas d’annulation possible.

 

22)Comment puis-je m’informer en tant que garant(e) sur le dossier de Visa de l’étudiant(e) que je prends en charge ?

Si l’étudiant(e) a déjà eu un rendez-vous à l’Ambassade belge du pays dans lequel il/elle vit, il/elle aura reçu une attestation de dépôt de dossier et sur laquelle est indiqué un numéro permettant de suivre l’évolution du dossier.

Voici le lien sur lequel vous pouvez effectuer cette recherche:

https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/FR/Pages/Ouenestmademandedevisa.aspx

L’Ambassade de Belgique à Berlin n’a aucune influence sur l’émission du Visa Etudiant et ne prend aucun contact avec d’autres autorités concernant l’étudiant(e).

 

23)Mon contrat de travail couvre la période de la prise en charge mais la validité de mon permis de séjour ne couvre pas cette période. Que faire ?

Vous devez lors de l’introduction d’un dossier d’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) être bien sûr en possession d’un titre de séjour qui couvre la durée pour laquelle vous vous engagez envers l’étudiant(e). Procurez-vous à l’Office des Etrangers dont vous dépendez une attestation que votre titre sera prolongé d’ici peu et/ou que vous pourrez bientôt acquérir la nationalité Allemande.

 

24)Mon contrat de travail et mon permis de séjour couvrent la période de la prise en charge mais la validité de mon passeport national  ne couvre pas cette période. Que faire ?

Vous ne serez pas pénalisé par ce fait.

Vous devez lors de l’introduction d’un dossier d’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) être bien sûr en possession d’un titre de séjour qui couvre la durée pour laquelle vous vous engagez envers l’étudiant(e). C’est ce qui est déterminant.

Nous vous conseillons toutefois de faire renouveler au plus vite vos papiers d’identité.

 

25)Mon contrat de travail couvre la période de la prise en charge mais la validité de ma carte d’identité/passeport allemand  ne couvre pas cette période . Que faire ?

Vous ne serez pas pénalisé par ce fait.

Vous devez lors de l’introduction d’un dossier d’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) être bien sûr (de préférence) en possession de papiers d’identité couvrants la durée de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32).

Il est toutefois fortement conseillé de se procurer le plus vite possible les papiers adéquats.

 

26)Je suis encore en période d’essais . Que faire ?

La période d’essai est une période qui n’offre pas la stabilité financière requise pour souscrire une Prise en Charge.

Veuillez-nous fournir une attestation de votre employeur que vous serez toujours sous contrat au-delà de votre période d’essai.

 

27)Les consuls honoraires sont-ils habilités à légaliser un Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) en Allemagne?

Non, seul un représentant diplomatique ou consulaire belge à l’étranger travaillant au consulat belge à Berlin est habilité à légaliser ce document.

 

28)Puis-je recevoir une Copie scan de l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) une fois légalisé ?

Non, l’engagement sera envoyé par recommandé « Einwurfeinschreiben » à l’adresse indiquée sur la preuve de résidence « Meldebescheinigung » du/de la  Garant(e), aux risques et périls de ce/cette dernier/ère.

 

29)Quelle est la durée de validité de la légalisation ?

La légalisation de l’Engagement  de Prise en Charge (Annexe 32) a une validité de 6 mois.

Nous vous conseillons de déposer votre dossier d’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) avant que l’étudiant(e) ait reçu sa date de rendez-vous à l’Ambassade belge du pays dans lequel il/elle vit.

 

30)Combien de temps suis-je responsable pour l’étudiant(e) que je prends en charge ?

Vous êtes responsable pour la durée que vous avez coché sur l’Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) (c’est-à-dire 1 an ou toute la durée des études). Veuillez tenir compte des frais éventuels comme stipulé sur ledit Engagement que vous garantissez en outre le paiement des frais de rapatriement.

Attention : sur la version allemande de l’Annexe 32 « Bürgschaftsübernahme » vous signez automatiquement pour toute la durée des études.

 

31)Est-ce que l’étudiant(e) peut avoir différent(e)s Garant(e)s tout au long de ses études ?

Oui, si l’étudiant(e) continue ses études au-delà de la période mentionnée sur Prise en Charge lui aillant permis d’obtenir son visa ou s’il/elle doit prolonger son titre de séjour pour continuer à étudier, il/elle aura besoin d’un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32). Il se peut dans ces cas-là que le/la garant(e) diffère.

Par exemple :

Si garant(e) X a signé pour toute la durée des études, garant(e) X devra re-signer un engagement pour la prolongation du titre de séjour.

Si garant(e) X a signé pour l’année académique 20../20.., l’étudiant(e) pourra faire signer un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) par garant(e) Y.

 

32)L’original de la prise en charge légalisé  a été perdu par un service postal quand je l’ai envoyé à l’étudiant(e). Que faire ?

Vous devrez ré-envoyer un nouvel Engagement de Prise en Charge (Annexe 32) identique au premier, accompagné d’une lettre explicative ainsi qu’une déclaration sur l’honneur manuscrite et signée qu’il y a eu perte.

Veuillez- de préférence, nous faire parvenir une copie du bordereau de l’envoi et bien sûr joindre la preuve de paiement de 25€ pour les nouveaux frais administratifs.