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Attestations, actes, légalisations, traductions, copies conformes

Attestations et actes
La légalisation
La traduction
Les copies conformes

 

1.Attestations et actes

A diverses occasions, vous serez amené à produire des actes, attestations ou certificats émis par les autorités belges ou étrangères.

Vous trouverez ci-après un aperçu des principaux documents, de l'autorité compétente pour les délivrer et de leur coût.

1.1. Principales attestations délivrés par le Consulat (Général) où vous êtes inscrit

Si vous êtes correctement inscrit au registre consulaire (voir Votre inscription), votre poste d'inscription pourra vous délivrer certains documents.

Ces documents sont établis, au choix, en français, néerlandais ou allemand.

Document Tarif (1)
Attestation de nationalité, Attestation de résidence, … 20 EUR
Attestation d'inscription 20 EUR
Attestation de composition de famille 20 EUR
Certificat de non-empêchement au mariage (CNEM) (*)
(*) Formalités pour obtenir le certificat de non-empêchement au mariage: veuillez nous envoyer au préalable un e-mail contenant vos coordonnées complètes (nom, date et lieu de naissance, lieu de résidence et lieu de mariage).
26.50 EUR
Certificat de vie gratuit

(1) Le paiement doit s'effectuer par virement à l'avance sur le compte suivant:

Coordonnées bancaires du Consulat Général (Ambassade de Belgique) à Berlin:                 

Compte n° : 512630500 
BLZ : 100 708 48 
Berliner Bank Berlin 

Pour les virements de l’étranger : 
IBAN: DE57100708480512630500 
BIC (SWIFT): DEUTDEDB110 (Berlin)

1.2. Attestations délivrés le Consulat (Général) de carrière belge, même si vous n'y êtes pas inscrit

Sous certaines conditions, les Consulats (Généraux) de carrière vous délivreront un nombre limité de documents même si vous n'y êtes pas inscrit.

Ces documents sont établis, au choix, en français, néerlandais ou allemand.

Document Tarif (1)
Certificat de non-empêchement au mariage (*)
(Eheunbedenklichkheitsbescheinigung)
20 EUR
(*) Formalités pour obtenir le certificat de non-empêchement au mariage: veuillez nous envoyer au préalable un e-mail contenant vos coordonnées complètes (nom, date et lieu de naissance, lieu de résidence et lieu de mariage). Pour l’extrait des registre de population (consulaire), adressez-vous au Consulat (Général) ou à la commune belge, où vous êtes inscrit.
Certificat de vie, pour autant que vous résidiez en Allemagne gratuit

(1) Si vous venez au guichet: paiement en espèces. Si vous souhaitez recevoir le document par courrier: paiement par virement à l’avance (voir ci-dessus).

1.3. Autres documents pour lesquels les Consulats (Généraux) ne sont pas compétents

Pour les documents ci-dessous, vous devrez vous adresser à d'autres instances :

Document + autorité compétente Usage Tarif (1)
Certificat de coutume ou de législation
(Gesetzzeugnis)
Mariage, divorce, adoption, divers autres actes administratifs... gratuit
A demander en Belgique au : 

Service public fédéral Justice, service Droit de la famille, 
Boulevard de Waterloo 115 – 1000 Bruxelles 
Tél +32 2 542 65 11 – Fax +32 2 542 70 23 – secretariat.droitdelafamille@just.fgov.be  

Joignez une copie de votre carte d'identité ou passeport, et précisez le motif de la demande.

Extrait de casier judiciaire 
ou certificat de bonne vie et mœurs 

(Führungszeugnis)
Etudes supérieures, emploi, concours d'admission, etc... consulter l'autorité compétente
Pour les périodes de résidence en Belgique, à demander au : 

SPF Justice 
Service du Casier judiciaire central 
Boulevard de Waterloo 115 
B-1000 Bruxelles 
Tél : + 32 2 552 27 47 (FR) ou + 32 2 552 27 48 (NL) 
Fax : +32 2 542 27 82 - cjc-csr@just.fgov.be ou info@just.fgov.be   

Pour les périodes de résidence en Allemagne, à demander au Bürgeramt ou Bezirksregierung de votre domicile. 

Si vous n'habitez plus en Allemagne, vous devez vous adresser au Ministère fédéral de la Justice. Vous trouverez tous les renseignements sur le site internet du Bundesjustizamt

Pour les autres pays, renseignez-vous auprès des autorités locales compétentes et vérifiez si le document doit être traduit et/ou légalisé.

Copies ou extraits d'actes d'état civil 
(naissance, mariage, décès...)
Démarches administratives diverses consulter l'autorité compétente
Précisez toujours l'identité complète de la personne concernée ainsi que la date exacte du fait d'état civil. 
Détail des formalités sur le site des Affaires étrangères à Bruxelles.

 

2. La légalisation

2.1. Tous les documents publics émis en Belgique pour servir en Allemagne et inversement, sont dispensés de légalisation, en vertu d'une convention européenne/bilatérale. Autrement dit, ils sont acceptés tels quels, après traduction si nécessaire.

Il en va de même pour les actes allemands à présenter en Belgique.

2.2. Par contre, pour être valables en Belgique ou en Allemagne, les actes publics délivrés par la plupart des pays hors de l'Europe doivent être :

  • d'abord traduits si nécessaire,
  • ensuite, soit légalisés, soit revêtus de l'"Apostille". Pour en savoir plus, consultez les informations sur ce site web sous légalisation de documents.

2.3. La signature des actes sous seing privé peut être légalisée par nos services pour autant que la personne qui a signé le document se présente personnellement et que le contenu ne soit pas contraire à l’ordre public.

Pour les demandes de légalisations, nos guichets sont uniquement accessibles au public les jours ouvrables de 9h00 à 12h00. Il est préférable de nous contacter au préalable par téléphone ou par mail.

 

3. La traduction

En règle générale, un document ou acte officiel doit être rédigé dans la langue du pays où il sera utilisé. A défaut, il faut le faire traduire. Vous vous adresserez en principe à un traducteur assermenté ou traducteur juré, reconnu par les autorités locales.

Dans le Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank, vous trouverez les coordonnées de traducteurs reconnus. Cette liste est établie et actualisée par le Oberlandesgericht du Land de Hessen.

Certains pays ont plusieurs langues officielles. L'usage des langues dans l'administration est strictement réglementé.

En Belgique :

Conformément à la législation sur l'usage des langues, tous les documents destinés à une autorité publique belge doivent être: soit rédigés dans la langue officielle de la région, soit accompagnés d'une traduction certifiée conforme dans cette langue.

  • En région bilingue de Bruxelles-Capitale (les 19 communes de l'agglomération bruxelloise), les langues officielles sont le français et le néerlandais.
  • En région wallonne, la langue officielle est le français, sauf dans 9 communes de l'arrondissement d’Eupen où l'allemand est la langue officielle. 
    Dans un nombre très limité de communes en région wallonne, les particuliers peuvent utiliser le néerlandais (l'allemand dans 4 communes proches de Malmedy) dans leurs rapports avec l'administration.
  • En région flamande, la langue officielle est le néerlandais. 
    Dans un nombre très limité de communes en région flamande, les particuliers peuvent utiliser le français dans leurs rapports avec l'administration. 

Tous les documents établis par l'ambassade ou les consulats généraux sont délivrés, au choix, en français, en néerlandais ou en allemand.

Astuce ! 

Les pays de l'Espace économique européen (E.E.E.) ont adhéré à une convention prévoyant la délivrance d'extraits d'actes de naissance, de mariage et de décès sur des formulaires plurilingues standardisés. Plus besoin donc de traduction (ni de légalisation). 

Exemple : vous êtes né à Anvers et vous devez présenter un extrait de votre acte de naissance dans une mairie française. Il vous suffit de demander un extrait plurilingue de l'acte à la Ville d'Anvers. Votre demande doit cependant être formulée en néerlandais.

 

4. Les copies conformes

Les Consulats (Généraux) belges ne sont pas habilités à certifier conformes les copies de documents dont l’original n’a pas été établi par leurs services.

Vous devrez toujours vous adresser à l'administration, l'organisme, l'entreprise, l'école... qui a émis l'original de votre document, pour en faire établir une copie conforme par ses soins.

Par ailleurs, pour des raisons de sécurité, il est formellement interdit de faire une copie conforme des pièces d’identité (passeports ou cartes d’identité). La carte d’identité et le passeport belges sont conformes aux normes et règlements internationaux.

Si une quelconque autorité devait demander la production d’une copie conforme de votre document d’identité, une attestation pourrait dans certains cas vous être délivrée. Veuillez prendre contact avec les services de votre poste d’inscription.