Ambassade et Consulats de Belgique en Allemagne
Accueil Information consulaire Votre inscription et votre dossier personnel

Votre inscription et votre dossier personnel

Pourquoi vous inscrire à l’Ambassade  
Procédure
Votre dossier administratif

 

Pourquoi vous inscrire à l’Ambassade

Tout Belge qui désire s’installer de manière permanente à l’étranger doit se faire radier des registres de population de sa commune belge. Prenez contact, de préférence avant votre départ définitif, avec le service "population" de votre commune et communiquez-leur votre nouvelle adresse. Si vous ne la connaissez pas encore, indiquez le pays vers lequel vous partez. 

Dès que vous êtes établi en Allemagne, vous devez déclarer votre arrivée au bureau de population de votre ville ou commune, le Einwohnermeldeamt. Vous recevrez une confirmation de votre inscription.

Vous pouvez alors vous inscrire dans les registres consulaires de population de l’ambassade.

L'inscription est gratuite et, si elle n’est pas obligatoire, elle est fortement à recommander. Votre inscription dans le registre consulaire nous permet de vous fournir une assistance administrative efficace, à condition que nous disposions d'informations précises et à jour à votre sujet.

Le service consulaire est à votre disposition pour la délivrance ou la mise à jour d’une carte d’identité électronique, pour l'émission d'un passeport ou de divers certificats, en matière d’état civil, de nationalité ou toute autre question administrative relevant de sa compétence. En tant que Belge inscrit à l'étranger, vous pouvez participer aux élections législatives fédérales belges.

Dans des circonstances très exceptionnelles, le service consulaire pourra vous fournir une assistance limitée en cas de besoin.

Attention ! 

Si vous n'avez plus été domicilié en Belgique ni inscrit dans un poste diplomatique ou consulaire belge à l'étranger depuis longtemps, il faudra d'abord déterminer si vous n'avez pas perdu la nationalité belge. Ceci peut retarder votre inscription et vous empêcher d'obtenir rapidement une carte d'identité, un passeport ou tout autre document officiel.

Sachez aussi que certaines catégories de personnes doivent ou peuvent rester inscrites en Belgique, bien qu'elles résident de manière prolongée à l'étranger. Il s'agit principalement des étudiants qui restent domiciliés chez leurs parents, de certains agents de l'Etat, militaires et fonctionnaires internationaux,...

Si vous faites partie d'une de ces catégories, vous serez considéré comme "temporairement absent" de Belgique. Vous devez signaler votre "séjour temporaire à l'étranger" à votre commune belge. Dans ce cas, vous ne pouvez pas vous inscrire dans une Ambassade ou un Consulat belge à l'étranger. Toutefois, à titre d'information, nous pouvons vous mentionner comme "temporairement absent" dans le registre consulaire. Ceci peut s'avérer utile par exemple pour nous permettre de vous contacter plus facilement en cas de situation d'urgence.

 

Procédure

Afin de nous permettre de vous inscrire, veuillez télécharger, imprimer et nous renvoyer le formulaire d'inscription, dûment complété et signé (pour les enfants mineurs, par les deux parents).

Vous devez joindre à votre demande:

  • un justificatif récent de votre domicile : une erweiterte Meldebescheinigung avec mention de votre état civil et de votre nationalité, délivrée par le Einwohnermeldeamt de votre lieu de résidence, en original, datant de moins de six mois,
  • une copie de votre carte d'identité et/ou passeport belge,
  • la preuve de radiation de Belgique (Modèle 8), si vous venez de Belgique. 

Dans certains cas particuliers, d’autres justificatifs pourront vous être demandés.

Si vous ne venez pas de Belgique mais d'un autre pays, signalez-le nous, nous demanderons votre dossier à l'ambassade ou au consulat où vous étiez inscrit.

Si l’inscription concerne un enfant qui vient de naître ou une personne jamais inscrite au Registre National, il conviendra de joindre:

  • une copie littérale de l'acte de naissance, en original, datant de moins de six mois; 
    En Allemagne ce document s'appelle beglaubigter Registerausdruck des Geburtenregisters. Un extrait du Familienbuch ou un certificat de filiation (Abstammungsurkunde) ne sont pas suffisants.
  • si les parents ne sont pas mariés mais que le père a reconnu l'enfant: une copie littérale de l'acte de reconnaissance avec consentement de la mère et changement éventuel de nom (beglaubigter Registerausdruck der Vaterschaftsanerkennung mit Zustimmung der Mutter und ggf. Regelung über die Namensführung).
  • une copie du document d’identité des deux parents (pour les enfants mineurs).

Remarque : toutes les pièces justificatives ci-dessus doivent dater de moins de six mois et être produites en original.

Après votre inscription, vous devez demander une carte d'identité électronique si vous n'en avez pas déjà une. Votre carte d’identité délivrée en Belgique (ou dans un autre poste) reste valable jusqu’à sa date d’expiration.

 

Mise à jour de votre dossier administratif

Vous devez signaler tout changement dans votre situation personnelle à l’Ambassade, au moyen des pièces justificatives ci-après. (Ces informations concernent essentiellement les actes passés en Allemagne ou en Belgique. Pour des documents provenant d'autres pays, veuillez nous consulter):

  • Mariage : une copie littérale de l'acte de mariage, en original, datant de moins de six mois:beglaubigter Registerausdruck des Eheregisters
     
  • Divorce : 
     
    • En cas de divorce en Allemagne : une copie littérale du jugement de divorce avec mentionde la date à laquelle le divorce est devenu définitif: rechtskräftiges Scheidungsurteil à se procurer au Greffe du Tribunal.
    • En cas de divorce en Belgique : une copie littérale de l’acte de transcription du divorce dans les registres d’état civil de la commune belge, ou une copie littérale de l’acte de mariage avec mention du divorce en marge.
    • Si vous avez des enfants mineurs, veuillez nous fournir une copie conforme récente du jugement de divorce (droit de garde/autorité parentale = elterliches Sorgerecht).
    • Mariage en Belgique et divorce en Allemagne : il faut que le divorce soit impérativement retranscrit auprès de la Commune de mariage.  
  • Décès d'un citoyen belge : une copie littérale de l'acte de décès (“ein beglaubigter Registerausdruck des Sterberegister”); 
     
  • Acquisition d'une autre nationalité : l'original ou une copie certifiée conforme du décret de naturalisation ou une attestation de nationalité étrangère délivrée par l'ambassade ou le consulat de ce pays en Allemagne. 
     
  • Changement d'adresse : une preuve récente de votre nouvelle adresse (une erweiterte Meldebescheinigung avec mention de la nationalité et de l’état civil). 
     
  • Changement de numéro de téléphone, de courrier électronique etc.: vous pouvez nous les communiquer par téléphone ou par courriel; ces renseignements seront mentionnés dans votre dossier pour information uniquement.

Remarques : toutes les pièces justificatives ci-dessus doivent dater de moins de six mois et être produites en original.

Vos données sont protégées légalement et sont traitées de façon confidentielle !