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Sekretär*in für die politische Abteilung (1 Jahr, danach unbefristet, in Vollzeit)

Arbeitgeber

Die Belgische Botschaft in Berlin vertritt unser Land den deutschen Behörden gegenüber und kümmert sich um die Interessen unseres Landes in Deutschland.

Ihre Aufgaben

Als motivierte Assistent*in unterstützen Sie den Gesandten und weiteren Diplomaten bei einer Vielfalt an unterschiedlichsten Tätigkeiten in der politischen Abteilung. Auf eigenverantwortlicher und strukturierter Arbeitsweise übernehmen Sie Tätigkeiten wie z.B. die Vorbereitung eines Ministerbesuchs oder die Buchungen für eine Dienstreise.

Auch die selbständige Abwicklung und Ablage jeglicher Korrespondenz, sowie die ordentliche Aktenverwaltung, Ablage und Datenbankpflege sind ein fester Bestandteil Ihrer Aufgaben. 

Zu Ihrer Zuständigkeit gehört auch die administrative Abwicklung der diplomatischen Überflüge, der Ordensverleihungen, der Gedenkstätten, … 

All diese Aufgaben erledigen Sie sowohl auf Deutsch als auch in den anderen belgischen Landessprachen. 

Zu guter Letzt fällt Ihnen auf Grund Ihres freundlichen und sicheren Auftretens auf allen hierarchischen Ebenen, die Zusammenarbeit mit den deutschen Behörden, unseren Honorarkonsuln und anderen Botschaften leicht.

Ihr Profil

Wenn Sie mehrsprachig und motiviert sind und meinen, sich in diesem Job auszeichnen zu können, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, unabhängig von Ihrem bisherigen beruflichen Werdegang.

Dass Sie ausgezeichnet Deutsch sprechen und schreiben, ist allerdings unabdingbar.  Zudem ist es wichtig, dass Sie auch Niederländisch und Französisch können, und mindestens eine davon fließend.

Über nachstehende Erfahrungen oder Eigenschaften erfahren wir gerne mehr in Ihrer Bewerbung:

• bisherige Erfahrung mit Sekretariat und Organisation/Verwaltung
• Branchenkenntnisse oder bisherige Erfahrungen in einer diplomatischen Vertretung, einer Verwaltung oder auf höherem Niveau in der Privatwirtschaft (executive assistant).
• Präzision und Aufmerksamkeit
• Diskretion
• Belastbarkeit und Organisationsvermögen
• Kontaktfreude und Verhandlungsgeschick
• Flexibilität und die Fähigkeit, sich den unterschiedlichsten Arbeitsweisen anzupassen.

Zögern Sie bitte nicht, auch andere Stärken oder relevante Erfahrungen zu erwähnen.

Angebot

Wir bieten Ihnen einen krisensicheren Arbeitsplatz im Botschaftsbetrieb in Vollzeit (37,5 St/Woche). Ihre Arbeitsstelle ist in der belgischen Botschaft, Jägerstrasse 52-53, 10117 Berlin. Das Einstiegsgehalt beträgt brutto 3.293,73 €.  Nachgewiesene, relevante Berufserfahrung (bis zu 20 Jahre) kann dieses Gehalt beeinflussen. Es gibt ein 13. Monatsgehalt als Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Gehaltserhöhung alle zwei Jahre nach Stufenplan, Deutschlandticket, 14 Schließtage und 30 Urlaubstage.

Der Vertrag ist zunächst auf ein Jahr befristet und wird bei Eignung in einen unbefristeten Arbeitsvertrag verlängert.

Sie stehen spätestens ab dem 1. September 2024 zur Verfügung. Im Idealfall bevorzugen wir jedoch 16. Juli 2024 als Startdatum.

Einstellungsvoraussetzungen:

Der/die Bewerber(in) muss sich legal in Deutschland aufhalten (dürfen) und beim Bürgeramt seines Wohnortes gemeldet sein oder bereit sein, nach Deutschland umzuziehen und sich hier anzumelden.

Auswahlverfahren:

Die Bewerbung schicken Sie bitte per E-Mail an berlin.vorzimmer@diplobel.fed.be.  Sie erhalten eine Empfangsbestätigung.

Eventuelle Arbeitszeugnisse von vorherigen Arbeitgebern und jegliche weiteren Informationen, die Ihre Bewerbung bekräftigen, können Sie Ihrer Mail hinzufügen.

Nach einer ersten Vorauswahl auf Basis der schriftlichen Bewerbungsunterlagen wird eine Auswahl an geeigneten Bewerbern zu einem Gespräch inkl. schriftlichem Test eingeladen.

Die Gespräche inkl. schriftlichem Test werden im Zeitraum vom 21. Mai bis zum 31. Mai organisiert.  Bevorzugt begegnen wir uns dafür persönlich in Berlin, aber gegebenenfalls ist das Gespräch auch über Teams möglich.

Bewerbungsschluss: 14/05/2024

Hier finden sie mehr Informationen über ein Praktikum bei der Belgischen Botschaft.